Ar Covid-19 pandēmija ceļojumu ierobežošana un pārpildītas klātienes sanāksmes, virtuālās konferences un pasākumi ir aizstājuši viņu personīgos kolēģus. Tā vietā, lai šie pārtraukumi palēninātu plānošanu, šķiet, ka starp tīmekļa semināriem un atklāšanas pasākumiem un nozares konferencēm ir vairāk pasākumu nekā jebkad agrāk.



414 eņģeļa skaitļa nozīme

Sakarā ar to, cik bieži šie virtuālie notikumi ir tagad, sagatavošanās un izveidota stratēģija ir izšķiroša, lai izceltos no pūļa. Virtuālie notikumi nav jauna koncepcija. Tieši patērētājiem domātiem uzņēmumiem bieži vien ir tikai digitāls produktu izlaišana un sociālo mediju funkcijas tos tikai atvieglo.



Ja virtuālo konferenci vai pasākumu organizējat pirmo reizi, izmantojiet šos padomus veiksmīgai pieredzei.

Virtuālo konferenču un pasākumu veidi

Lielu daļu klātienes notikumu var pārveidot digitālā pieredzē, ja vien jūs pirms laika plānojat nepieciešamo. Nozares konferences, kas ir smagas ar prezentācijām un runātājiem, darbojas virtuālā vidē, taču jums būs arī jāpārdomā, kā virtuālais tīkla personālais pasākums darbosies virtuāli. Cilvēki dodas uz šāda veida notikumiem daļēji improvizētu sarunu un satelītu tīkla notikumu dēļ.

Papildus nozares konferencēm mēs esam redzējuši daudz virtuālo notikumu piemēru, tostarp festivālus, koncertus, produktu izlaišanu, uzņēmumu sapulces un pat laimīgās stundas. Gandrīz visiem notikumu veidiem ir pieejama virtuāla alternatīva.

1. Budžets, budžets, budžets

Tas, ka tagad tas ir virtuāls notikums, nenozīmē, ka jūs varat izmest savu budžetu. Jā, jūs varēsiet ietaupīt uz drukāšanas, personīgā tehniskā atbalsta, vietas rezervēšanas un izkārtnēm, taču pilnībā nesaskrāpē mārketingu. Virtuālajiem notikumiem ir zemākas pieskaitāmās izmaksas nekā klātienē, bet jo vairāk aktivitātes un apmeklējuma jums ir, jo vairāk jums būs jāparedz budžets, it īpaši atbalsta tehnoloģijai.

Pasākuma norises vietas nomaiņa ir programmatūra vai lietotne, kuru izmantosiet pasākuma mitināšanai. Dalībnieku, gan runātāju, gan apmeklētāju skaits un vēlamais mijiedarbības līmenis noteiks pārvaldības platformas veidu, kuru izmantosit. Daži notikumi ir pilnībā notikuši vietnē Instagram Live, bet citi ir iepriekš ierakstīti videoklipi, kas tiek izlaisti paredzētajā laikā.



Sponsorēšana ir galvenā notikumu plānošanas sastāvdaļa, tādēļ, ja tomēr vēlaties nosūtīt vai organizēt virtuālās laimīgās stundas, noteikti pielāgojiet sponsorēšanas plānu tam, kas varētu būt vajadzīgs virtuālam pasākumam. Tas personīgais veikals, kas bija paredzēts pasākumā? Tagad tas var būt tiešsaistes veikals ar īpašiem piedāvājumiem vai piedāvājumiem dalībniekiem.

Citi ar virtuālajiem notikumiem saistīti budžeta plānošanas elementi, kas jums jāņem vērā, ir: intensīva sociālo mediju reklamēšana, tiešraides paraksti, komentāru regulēšana un videoklipu un dokumentu mitināšana pēc pasākuma beigām. Mazākiem pasākumiem, piemēram, tīmekļa semināriem un tiešraides straumēšanai visas dienas garumā, šie visi nebūs vajadzīgi, tāpēc pārskatiet, kas jums jānosaka par prioritāti un ko varat samazināt no sava budžeta.

2. Sajauciet tiešraides un iepriekš ierakstītus videoklipus

Izlemšana par savu grafiku un došanās uz sarunām, kuras nevēlaties palaist garām, ir svarīga konferences daļa. Virtuāla notikuma priekšrocība ir tā, ka jūs parasti varat skatīties sarunas, kuras jums pietrūkst. Bet tad kāda jēga apmeklēt, ja jūs vienkārši varēsiet skatīties vēlāk? Sagatavojiet savus pasākumus un padariet tos pievilcīgākus tiešraides dalībniekiem ar jautrām tiešraides straumēm, virtuālām izlaušanās telpām vai diskusiju tērzēšanu un citu interaktīvu materiālu.



Iepriekš ierakstītie videoklipi ļauj skaļruņiem izvairīties no jebkādiem tehnoloģiskiem jautājumiem, kā arī ļauj tos rediģēt, ja nepieciešams. Katras sesijas beigās jūs varat likt runātājiem pievienoties video tiešraidē vai tērzēšanas telpā, lai atbildētu uz jautājumiem tāpat kā klātienē.

Kalifornijas Zinātņu akadēmijas virtuālās sesijas facebook piemērs

Kalifornijas Zinātņu akadēmijā kādreiz bija nedēļas izdevumi NightLive pasākums . Katram pasākumam bija tēma, un tajā bija iekļauti attiecīgie runātāji un paraugdemonstrējumi. Pandēmijas laikā muzejs pārveidoja šos iknedēļas pasākumus par Virtual NightLife un NightSchool, kas abi ir tiešraides notikumi, kas atspoguļo viņu klātienes notikumus. To pieejamība pakalpojumā Facebook Live mudina komentēt un arī saglabā videoklipu, lai to varētu noskatīties nākamie dalībnieki.

Tiešraides, neatkarīgi no tā, vai Facebook Live , Instagram vai cita straumēšanas platforma ir daudz interaktīvāka visiem un rada pievienoto vērtību, ja dalībniekiem par apmeklēšanu jāmaksā.

Divu veidu video sajaukšana vienā pasākumā padara to jautru un neaizmirstamu, pārvarot stingrības faktoru, kāds var būt stingri iepriekš ierakstītiem videoklipiem.

3. Sagatavojiet skaļruņus

Pilnīgi virtuālam pasākumam pārliecinieties, vai runātāji ir pilnībā sagatavoti. Lielākiem notikumiem vajadzētu veikt interneta ātruma, komforta līmeņa ar tehnoloģijām un mikrofona pārbaudi. Tiešraides straumēšana un jebkuras izvēlētās notikumu platformas izmantošana var būt jauna iespēja jūsu runātājiem, tāpēc vislabāk ir sagatavot viņus notikumiem. Vai viņiem tiks prasīts pašiem regulēt komentārus? Vai viņiem ir jāpiedalās ekrānā, lai demonstrētu slaidu?

Daži no biežākajiem scenārijiem, kam sagatavoties, ir šādi:

  • Atrodiet skaļrunim vislabāko fizisko vidi, lai samazinātu traucējumus un iegūtu skaidru skaņu. Pārbaudiet, praktizējiet un sagatavojiet aprīkojumu, lai nodrošinātu, ka visi skaļruņi tiks pārraidīti apmēram tādā pašā skaņas līmenī, lai izvairītos no pārsteiguma skaņas izmaiņām skatītājiem.
  • Ja ekrāna koplietošana vai tiešraide, padomi par to, ko izslēgt datorā, piemēram, visu paziņojumu aizturēšana.
  • Komentēt vai nekomentēt? Ideālā gadījumā jums būs atsevišķa persona, kas vada komentārus, lai runātājs varētu koncentrēties uz savu runu. Jebkurā gadījumā pārliecinieties, ka viņi ir iepazinušies ar pasākuma rīcības kodeksu un kā rīkoties ar aizskarošu komentētāju
  • Tehnoloģiju likstas. Kas notiek, ja runātāja tehnoloģija viņiem neizdodas vai programmatūras kļūmes vai viņu slaidi nedarbojas? Sagatavojiet rezerves plānus visiem šiem iespējamiem jautājumiem.

Visbeidzot, runātāji ir vēl viens jūsu pasākuma reklāmas avots. Jūs vēlaties, lai viņi reklamē savu sarunu, lai viņu pašreizējā auditorija justos kā pasākums ir vērts apmeklēt. Lai to atvieglotu runātājiem, sagatavojiet vairākus reklāmas materiālus ideāli sociālo mediju izmēri un ieteica parakstus. Tādā veidā viņiem atliek tikai ieplānot saturu un ielīmēt parakstos.

4. Nosakiet gaidas dalībniekiem

Neatkarīgi no tā, vai tā ir liela nozares konference vai vienas tēmas tiešraide, jums efektīvi jāpaziņo, ko dalībniekiem vajadzētu sagaidīt. Smird atlicināt laiku, lai apmeklētu pasākumu, tikai lai saprastu, ka tēma ir pārāk plaša vai pielāgota citai auditorijai. Skaidri norādiet, kas ir pasākums un kam tas paredzēts. Kā tas izceļas no visiem pārējiem virtuālajiem notikumiem?

Ja personisko notikumu pārveidojat par virtuālu, jums vajadzētu runāt par to, kā galvenās funkcijas izskatīsies tiešsaistē. Kā dalībniekiem izskatās sagaidīšanas pieņemšana un galvenā runātāja daļa? Tāpat kā jebkurš pasākums, publicējiet grafiku. Informējiet viņus, vai tas ir iepriekš ierakstīts, vai ir pieejami komentāri, vai prezentācija tiks saglabāta un kāda būs mijiedarbība. Vai dalībnieku video tiks ieslēgti vai izslēgti? Vai hashtags ir pieejams tik tiešraidē vai čivināt vai papildu Twitter tērzēšana ir iespējams?

Komikss-con , notikums, kas vēsturiski ir piesaistījis vairāk nekā 130 000 dalībnieku, 2020. gadā kļuva virtuāls. Lai atkārtotu klātienē gūto pieredzi, pasākuma ieplānotos konkursus, daudz sarunu, tiešsaistes izstāžu zāli, skatīšanās ballītes un daudz ko citu.

Ļaujiet dalībniekiem ļoti viegli izveidot pasākumu grafiku un iegūt pareizās saites, lai dotos, kad ir pienācis laiks to apmeklēt. Ja tiek izmantota notikuma platforma, izsūtiet rokasgrāmatas, kā to izmantot un vai ir nepieciešamas lejupielādes. Pieejamības funkcijas tāpat kā tiešraides paraksti un tulkojumi, būtu jāņem vērā. Izmantojot virtuālo notikumu, jums ir iespēja paplašināt apmeklējumu bāzi un efektīvi radīt vairāk potenciālo potenciālo klientu un jēgpilnu iesaistīšanos. Tie, kas nevarēja ceļot uz pasākumu, tagad var apmeklēt virtuālo.

Visbeidzot, atvēliet tīkla laiku, it īpaši, ja tā ir nozares konference, kurā parasti ir šis komponents. Sponsoru rīkotās laimīgās stundas, ātruma sarunas viens pret vienu un aktuālas izlaušanās telpas ir veidi, kā veicināt tīklu veidošanu. Kurā platformā jūs nolemjat rīkot pasākumu, mudiniet dalībniekus pilnībā aizpildīt savu profilu, lai viņi varētu vieglāk sazināties ar nozares kolēģiem.

5. Plānojiet akciju: Pirms, laikā un pēc

Liela daļa no jūsu sagatavošanās būs mārketings, īpaši sociālajos medijos. Maksa par sociālo mediju reklāmām ir obligāta digitālie notikumi taču neaizmirstiet par notikumu galvenajām lapām un biļetenu sūtījumiem. Tādi notikumi kā Sprout Sessions Digital 2020 ir pilns reklāmas grafiks, kas sākas pirms pasākuma. Pūles nebeidzas arī ar notikuma dienu - virtuālie notikumi sniedz daudz iespēju vairākas nedēļas pēc fakta izmantot tiešraides un digitālo saturu.

Jums par laimi, virtuālie notikumi atvieglo jūsu IA izsekošanu. Starp sociālo mediju klausīšanās , atslēgvārds un tagu analīzes pārskati un digitālās reklāmas analīzi, jūs esat gatavs zināt, cik labi darbojas jūsu kampaņa.

MozCon , klātienes pasākums, kļuva digitāls 2020. gadā. Galvenā lapa ir skaidra, ko dalībnieki var sagaidīt no virtuālā aspekta. Vēl labāk, viņu reklāmas pēc pasākuma ietver apmaksātu video paketi, kuru varat iegādāties, ja esat nokavējis apmeklējumu.

Virtuālu pasākumu, kuros ir video sesijas, mitināšana nozīmē, ka tagad jums ir pieejams bagātīgs satura krājums. Pielietojiet saturu citos formātos, piemēram, aplāžu epizodēs, citātu grafikos un garās formas rakstos.

Pēc pasākuma beigām pateicieties visiem iesaistītajiem un izmantojiet papildu aptaujas, lai saprastu, pie kā jūs varat strādāt nākamreiz. Šie aptaujas rezultāti var kļūt arī par liecībām par nākamā gada pasākumu reklamēšanu.

Secinājums

Plānošana un sagatavošana ir veiksmīgas virtuālās konferences vai pasākuma rīkošanas pīlāri. Kad visi iesaistītie - runātāji, dalībnieki, moderatori - zina, ko gaidīt un kā piedalīties, tas nodrošina daudz vienmērīgāku pieredzi. Virtuālo notikumu priekšrocība ir zemākas izmaksas, plašāka auditorijas apmeklēšana un viegli izsekojama analīze, taču tas nenozīmē, ka jums vajadzētu taupīt citus nepieciešamos priekšmetus.

Virtuālo notikumu sfēra gadu gaitā kļūst arvien pārpildītāka, tāpēc jums efektīvi jāinformē, kāpēc jūs apmeklējat jūs, nevis citus. Papildu funkcijas, piemēram, tiešraides un tiešie jautājumi un atbildes, palielinās dalībnieku dalību.

Vai satraukti rīkot savu virtuālo konferenci vai pasākumu, bet jums ir nepieciešama iedvesma? Izmantot sociālā klausīšanās lai redzētu, kādas aktuālas nepilnības var aizpildīt.

Dalieties Ar Draugiem: